ขั้นตอนที่ 1 การสร้างเงินเดือน - (การชำระเงินคงที่จากสัญญาและคำขอจาก ePortal)
- เข้าไปที่เงินเดือน --> สร้างรายละเอียดเงินเดือน
- ใส่ข้อมูลในพารามิเตอร์แถบเมนูด้านขวา
- สร้างวันที่ - เป็นงวดการจ่ายเงินเดือน
- ช่วงเวลาวันที่เริ่มและวันที่สิ้นสุด - ระบบจะดึงคำขอ ePortal ทั้งหมดระหว่างช่วงเวลานี้ (การลาออก, การชำระเงินคืน, ค่าล่วงเวลาและวันหยุด)
- ทำเครื่องหมายแบบมาตราฐาน -->เพื่อประมาณเงินเดือนจากสัญญาจ้าง
- ทำเครื่องหมายเงินคืน-->เพื่อประมวลผลเงินคืน (ทั้งที่มีภาษี และไม่มีภาษี หรือทั้งหมด)
- คลิกปุ่มสร้างรายละเอียด
- เลือกพนักงานที่คุณต้องการแล้วคลิกปุ่มบันทึก
ขั้นตอนที่ 2 การเพิ่มเงินได้และรายการเงินหัก
- เข้าไปที่เงินเดือน --> แก้ไข รายละเอียด เงินเดือน
- คลิกปุ่มเงินได้ / เงินหัก ไม่ประจำ เพื่ออัปโหลดโดยไฟล์ Excel. Format 1 หรือ Format 2.
ถ้าสร้างวันที่ใน excel ตรงกับวันที่สร้างของรายละเอียดการชำระเงินในระบบ จำนวนเงินได้และสิทธิิ์ประโยชน์ / เงินหักจะถูกแทรกลงในรายละเอียดการจ่ายเงินเดียวกัน หากวันที่ไม่ตรงรายละเอียดการชำระเงินเงินจะถูกสร้างขึ้นมาใหม่
ดับเบิลคลิกแถวพนักงาน เพื่อแก้ไขรายละเอียดสำหรับพนักงานแต่ละคนในแถบเมนูด้านขวา
- หากต้องการเพิ่มเงินได้แบบต่างๆ เช่น โบนัส ค่านายหน้า ฯลฯ คลิกปุ่มเงินได้และสิทธิ์ประโยชน์
- หากต้องการเพิ่มเงินหักแบบต่างๆ เช่น การเบิกเงินสดล่วงหน้า ฯลฯ คลิกปุ่มหักล้างรายการเงินหัก
- หากต้องการเพิ่ม manual ประเภทการลา คลิกปุ่มประเภทของการลา
- เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกที่ปุ่มบันทึก
ขั้นตอนที่ 3. ประมวลผลเงินเดือน (ทำเครื่องหมายรายละเอียดค้างจ่ายเป็นจ่ายแล้ว)
- เข้าไปที่เงินเดือน --> ทำเงินเดือน
- ป้อนข้อมูลในแผงพารามิเตอร์ด้านขวา รวมทั้งใส่วันที่สร้างตั้งแต่และวันที่สร้างถึง
- คลิกที่ปุ่มโหลด ระบบจะโหลดรายละเอียดการชำระเงินตามวันที่สร้าง
- เลือกรายละเอียดการชำระเงินของพนักงานทั้งหมดที่คุณต้องการประมวลผลแล้วป้อนวันที่จ่าย
- คลิกปุ่มดำเนินการ
ขั้นตอนที่ 4 สร้างไฟล์ธนาคารและแจ้งพนักงาน
- เข้าไปที่เงินเดือน --> ทำเงินเดือน
- แผงเมนูด้านขวาตัวเลือก คลิกปุ่มจ่ายแล้วในใต้มุมมอง
- ป้อนรายละเอียดรวมถึงวันที่สั่งจ่ายจากวันที่และสั่งจ่ายถึงวันที่ชำระเงิน
- คลิกที่ปุ่มโหลด แล้วระบบจะโหลดรายละเอียดการชำระเงินตามวันที่ชำระเงิน
- เลือกรายละเอียดการจ่ายเงินของพนักงานทั้งหมดที่คุณต้องการสร้างไฟล์ธนาคารและป้อนวันที่ชำระเงิน
- เลือกธนาคารจากเมนูตัวเลือกนำออกข้อมูลและคลิกปุ่มบันทึก
- อัปโหลดไฟล์ไปยังระบบออนไลน์ธนาคารของคุณ
- คลิกการแจ้งพนักงานเพื่อส่งอีเมลแจ้งเตือนไปยังพนักงานทุกคนที่มีลิงค์ ePortal เพื่อเข้าถึงสลิปเงินเดือนแบบอิเล็กทรอนิกส์
หมายเหตุ: อย่าอัปเดตข้อมูลระหว่าง %% เพราะเป็นสัญญาณการแจ้งเตือนเทมเพลตทางอีเมล ที่ระบบสร้างขึ้น
Step 1. Payroll Generation - (Fixed payments from contracts and requests from ePortal)
- Navigate to Payroll --> Generate Pay Details
- Enter the parameters in right panel.
- Create Date - This is the payroll period month.
- Period From and Period To - System will pull all ePortal requests between this period. (Leave, Reimbursement, OT & Day Off)
- Standard Payroll - To process salary
- Reimbursement Payroll - To process only reimbursement (Taxable, Non-Taxable or All)
- Click Load Data button.
- Select the employees you want to save and click the Save button.
Step 2. Add Variable Payments & Deductions
- Navigate to Payroll --> Add/Edit Pay Details
- Click on Upload Variable Payments / Deductions button to upload by excel. Format 1 or Format 2.
- If create date in excel template matches create date of pay detail in system, then the payment / deduction amount will be inserted into same pay detail. If it does not match, a new pay detail will be created.
- Double click the employee row to edit the details for each employee in the right panel.
- To add variable payments such as bonus, commission etc. click Payments and Benefits button
- To add variable deductions such as cash advance etc. click the Deductions button.
- To add manual leaves, click the Leaves button.
- When done, click on Save button.
Step 3. Process Payroll (Mark Pay Details from Unpaid to Paid)
- Navigate to Payroll --> Process Payroll
- Enter the parameters in the right panel including Create Date From and Create Date To.
- Click on Load button. System will load pay details based on Create Date.
- Select all the employee pay details you want to process and then enter the Pay Date.
- Click Process button.
Step 4. Generate Bank File & Notify Employees
- Navigate to Payroll --> Process Payroll ss
- Select the Paid radio button in right panel under View.
- Enter the parameters including Pay Date From and Pay Date To
- Click on Load button. System will load pay details based on Pay Date.
- Select all the employee pay details you want to generate bank file for and then enter the Pay Date.
- Select the bank from drop down and click the Save button.
- Upload text file to your online banking system.
- Click Notify Employees button to send email notification to all employees with ePortal URL to access epayslips.
Note: Do not update the data between % % signs in email notification template. This is system generated.