โดยทั่วไปเมื่อขึ้นปีใหม่จำนวนสิทธิวันลาของพนักงานจะถูกรีเซ็ตใหม่ พนักงานจะได้สิทธิวันลาตามที่มีการตั้งค่าไว้ประเภทวันลาแต่ละประเภท การรีเซ็ตวันลาสามารถทำได้ 2 วิธีคือ
1) รีเซ็ตวันลาด้วยตนเอง (Manual Reset Leave)
โดยไปที่ การตั้งค่า (Preferences) > รีเซ็ตวันลา (Reset Leave) > โหลด (Load) ข้อมูลของพนักงานและประเภทวันลาที่ต้องการรีเซ็ต > คลิกที่ปุ่ม รีเซ็ตวันลา (Reset Leave)
ดูเรื่อง การรีเซ็ตวันลาด้วยตนเอง (Manual Reset Leave) เพิ่มเติมได้ที่ LINK
2) รีเซ็ตวันลาอัตโนมัติ (Auto Reset Leave)
ระบบจะทำการรีเซ็ตวันลาให้อัตโนมัติตาม วันรีเซ็ตวันลาคงเหลือ (Leave Balance Reset Date) ที่กำหนดไว้ในประเภทวันลา
รวมทั้งกรณีที่มีการตั้งค่าวันคงเหลือยกมาใช้ได้ถึงวันที่ (Carry Forward Cut Off Date) ในประเภทวันลา เมื่อถึงวันดังกล่าวและยังมีวันลาคงเหลือยกมาเหลืออยู่ ระบบจะตัดวันลาคงเหลือดังกล่าวทิ้ง
ระบบจะอัปเดทจำนวนสิทธิวันลา (Leave Allowance), จำนวนวันลาคงเหลือ (Leave Balance) และ จำนวนวันลาคงเหลือยกมาจากปีก่อน (Carry Forward Previous Years) ในสัญญาจ้างพนักงานรวมทั้งประวัติการรีเซ็ตวันลา (Reset History) ด้วย
ดูเรื่อง การรีเซ็ตวันลาอัตโนมัติ (Auto Reset Leave) เพิ่มเติมได้ที่ LINK
หมายเหตุ หากต้องการตรวจสอบการตั้งค่าวันลาสามารถเข้าไปดูได้ที่ การตั้งค่า (Preferences) และ คลิก วันลา (Leaves)
ดูเรื่อง ตัวอย่างการตั้งค่าการรีเซ็ตวันลา (Leave Reset Example) เพิ่มเติมได้ที่ LINK
ดูเรื่อง การเฉลี่ยวันลาตามสัดส่วนสำหรับพนักงาน (Prorated Leave) เพิ่มเติมได้ที่ LINK
คำอธิบายคอลัมน์ต่างๆ ในรีเซ็ตวันลา
1) สิทธิวันลาปัจจุบัน (Current Allowance)
หมายถึงจำนวนสิทฺธิวันลาของปีปัจจุบันที่พนักงานได้รับ
2) วันลาคงเหลือปัจจุบัน (Current Balance)
หมายถึงจำนวนวันลาคงเหลือ ณ วันที่ปัจจุบันที่พนักงานมีอยู่
3) สิทธิวันลาปัจจุบันของปีหน้า (Next Year Current Allowance)
หมายถึงจำนวนสิทธิวันลาที่พนักงานจะได้รับปีหน้า ณ วันที่ปัจจุบัน
กรณีอนุญาตให้ลาเกินวันลาคงเหลือ (Request Leave Over Balance) ทำให้วันลาคงเหลือติดลบ เมื่อมีการรีเซ็ตวันลา สิทธิวันลาปัจจุบันของปีหน้าจะถูกหักด้วยจำนวนวันลาที่ลาเกิน
4) วันลาคงเหลือปัจจุบันของปีหน้า (Next Year Current Balance)
หมายถึงจำนวนสิทธิวันลาคงเหลือของปีหน้า ณ วันที่ปัจจุบัน
กรณีที่มีการลาล่วงหน้า (วันลาเป็นของปีหน้า) และคำร้องได้รับอนุมัติ ระบบจะหักวันลาของปีหน้า
5) วันลาคงเหลือยกมา (วัน) (Carry Forward Days)
จะแสดงจำนวนวันลาคงเหลือที่จะยกไปปีหน้า กรณีมีการตั้งค่า วันลาคงเหลือยกมาใช้ได้ถึงวันที่ (Carry Forward Cut Off Date) ในประเภทการลา
6) สิทธิวันลาใหม่ (New Allowance)
หมายถึงจำนวนสิทธิวันลาปัจจุบันของปีหน้า บวก จำนวนวันลาคงเหลือยกมา (วัน)
7) วันลาคงเหลือใหม่ (New Balance)
หมายถึงจำนวนสิทธิวันลาคงเหลือปัจจุบันของปีหน้า บวก จำนวนวันลาคงเหลือยกมา (วัน)
8) สิทธิวันลาใหม่ของปีถัดไป (Next Year New Allowance)
หมายถึงจำนวนสิทธิวันลาของปีถัดไป ซึ่งจะแสดงในหน้ารายละเอียดพนักงาน (Employee Details) > ปีหน้า (Next year)
9) วันลาคงเหลือใหม่ของถัดไป (Next Year New Balance)
หมายถึงจำนวนวันลาคงเหลือของปีถัดไป ซึ่งจะแสดงในหน้ารายละเอียดพนักงาน (Employee Details) > ปีหน้า (Next year)
ตัวอย่างที่ 1
อนุญาตให้ลาเกินจำนวนวันลาคงเหลือและสามารถยกวันคงเหลือไปปีหน้าได้
จำนวนสิทธิวันลาต่อปี = 10 วัน (พนักงานทำงานเต็มปี มีสิทธิได้รับวันลา 10 วัน)
ใช้วันลาไปแล้ว 7 วัน คงเหลือวันลา 3 วัน
ส่งคำร้องขอลาล่วงหน้าของปีหน้า 5 วัน คำร้องได้รับอนุมัติ
ตัวอย่างที่ 2
อนุญาตให้ลาเกินจำนวนวันลาคงเหลือได้
จำนวนสิทธิวันลาต่อปี = 10 วัน (พนักงานทำงานเต็มปี มีสิทธิได้รับวันลา 10 วัน)
ส่งคำร้องขอลา 12 วัน คำร้องได้รับอนุมัติ
ตัวอย่างที่ 3
อนุญาตให้ลาเกินจำนวนวันลาคงเหลือได้และสามารถยกวันคงเหลือไปปีหน้าได้
จำนวนสิทธิวันลาต่อปี = 10 วัน (พนักงานทำงานเต็มปี มีสิทธิได้รับวันลา 10 วัน)
ใช้วันลาไปแล้ 7 วัน คงเหลือวันลา 3 วัน
ส่งคำร้องขอลาล่วงหน้าของปีหน้า 2 วัน คำร้องได้รับอนุมัติ
ตัวอย่างที่ 4
ไม่อนุญาตให้ลาเกินจำนวนวันลาคงเหลือได้และไม่สามารถยกวันคงเหลือไปปีหน้าได้
จำนวนสิทธิวันลาต่อปี = 10 วัน (พนักงานทำงานเต็มปี มีสิทธิได้รับวันลา 10 วัน)
ใช้วันลาไปแล้ 10 วัน คงเหลือวันลา 0 วัน
ส่งคำร้องขอลาล่วงหน้าของปีหน้า 2 วัน คำร้องได้รับอนุมัติ