การตั้งค่ากฏการหักเงินสามารถทำได้ดังนี้
1) ไปที่ การตั้งค่า (Preferences)
2) ไปที่ กฏการหักเงิน (Deduction Rules)
3) คลิกที่ เพิ่ม (Add)
4) เลือก บริษัท (Company), สาขา (Branch), แผนก (Department), ตำแหน่ง (Position)
กรณีที่มีการตั้งค่าเงินเดือนที่บริษัท (Company Payroll Setting) สามารถเลือกสาขาได้หลายสาขาเพื่อตั้งกฏการจ่ายเงินสวัสดิการพร้อมกันได้
กรณีที่มีการตั้งค่าเงินเเดือนที่สาขา (Branch Payroll Setting) ไม่สามารถเลือกสาขาได้หลายสาขาเพื่อตั้งกฏการจ่ายเงินสวัสดิการ จะเลือกได้สาขาเดียวเท่านั้น
5) เลือก ระยะเวลาการคำนวณ (Calculation Period)
5.1) กรณี งวดการจ่ายเงิน (Payment Schedule) เป็น เดือนละครั้ง (Once a Month) สามารถเลือกระยะเวลาการคำนวณในกฏการจ่ายเงินสวัสดิการได้ 3 แบบ
- ต่อวัน (Per Day)
- ต่อเดือน (Per Month)
- ต่อครั้ง (Per Time)
5.2) กรณี งวดการจ่ายเงิน (Payment Schedule) เป็น เดือนละสองครั้ง (Twice a Month) หรือ รายสัปดาห์ (Weekly)
สามารถเลือกระยะเวลาการคำนวณในกฏการจ่ายเงินสวัสดิการได้ 4 แบบ
- ต่อวัน (Per Day)
- ต่อรอบ (Per Cycle)
- ต่อเดือน (Per Month)
- ต่อครั้ง (Per Time)
กรณีระยะเวลาการคำนวณ (Calculation Period) เป็น ต่อวัน (Per Day) หรือ ต่อรอบ (Per Cycle) สามารถเลือก งวดการจ่ายเงิน (Payment Schedule) ได้ 2 แบบคือ
- เดือนละครั้ง (Once Per Month)
- รอบละครั้ง (Once Per Cycle)
กรณีระยะเวลาการคำนวณ (Calculation Period) เป็นต่อรอบ (Per Cycle) หรือ ต่อเดือน (Per Month) จะไม่สามารถเลือก งวดการจ่ายเงิน (Payment Schedule) ได้
การคำนวณแบบ ต่อวัน (Per Day)
กรณีที่ตั้งค่าเป็น ต่อวัน (Per Day) ระบบจะตรวจสอบข้อมูลเป็นรายวัน หากวันไหนมาสาย/กลับก่อน วันนั้นจะโดนหักเงิน
การคำนวณแบบ ต่อรอบ (Per Cycle)
กรณีที่ตั้งค่าเป็น ต่อรอบ (Per Cycle) ระบบจะตรวจสอบข้อมูลในรอบนั้นว่ามีมาสาย/กลับก่อนหรือไม่ ถ้ามีจะโดนหักเงิน
การคำนวณแบบ ต่อเดือน (Per Month)
กรณีที่ตั้งค่าเป็น ต่อเดือน (Per Month) ระบบจะตรวจสอบข้อมูลของทั้งเดือนว่าภายในเดือนนั้นมีมาสาย/กลับก่อนหรือไม่ ถ้ามีจะโดนหักเงิน
การคำนวณแบบ ต่อวัน (Per Time)
กรณีที่ตั้งค่าเป็น ต่อครั้ง (Per Time) ระบบจะตรวจสอบข้อมูลเป็นรายครั้ง หากวันไหนมาสาย/กลับก่อน/ขาดงาน/ลา วันนั้นจะโดนหักเงิน
6) เลือก ประเภทการคำนวณ (Calculation Type)
6.1) กรณีที่การคำนวณเป็น ต่อวัน (Per Day), ต่อรอบ (Per Cycle) หรือ ต่อเดือน (Per Month) สามารถเลือกประเภทการคำนวณได้ 2 ประเภทคือ
- มาสาย (Late)
- กลับก่อน (Out Early)
6.2) กรณีระยะเวลาการคำนวณมาสาย (Calculation Period) เป็น ต่อครั้ง (Per Time) สามารถเลือกประเภทการคำนวณได้ 4 ประเภทคือ
- มาสาย (Late)
- กลับก่อน (Out Early)
- ขาดงาน (Absent)
- ลา (Leave)
กรณีเลือกระยะเวลาการคำนวณเป็นต่อครั้งและเลือกประเภทการคำวณเป็น มาสาย หรือ กลับก่อน จะสามารถกำหนดเวลา (นาที) ที่ให้เริ่มคำนวณมาสายหรือกลับก่อน
ตัวอย่าง
ระบบจะหักมาสายหากมีการ sign in หลังเวลาเริ่มงานผ่านไปแล้ว 15 นาที เป็นต้น
การเลือกประเภทการคำนวณสามารถเลือกได้มากกว่า 1 ประเภท
7) เลือก เงินหัก (Deductions) สำหรับการหักเงิน
8) เปิดใช้งานกฏการหักเงินโดยติ๊กที่ช่อง เปิดใช้งาน (Enable)
9) ถ้าต้องการให้ระบบคำนวณเงินหักตามกฏการหักเงินตามที่ตั้งค่าไว้ในวันหยุดนักขัตฤกษ์ ให้ติ๊กที่ช่อง คำนวณในวันนักขัตฤกษ์ (Calculate on Holiday)
ระบบจะคำนวณการหักเงินในวันหยุดนักขัตฤกษ์เฉพาะประเภทการคำนวณที่เป็น มาสาย (Late) หรือ กลับก่อน (Out Early) เท่านั้น
10) ถ้าต้องการให้ระบบคำนวณเงินหักตามกฏการหักเงินตามที่ตั้งค่าไว้ในวันหยุดประจำสัปดาห์ ให้ติ๊กที่ช่อง คำนวณในวันหยุด (Calculate on Day Off)
ระบบจะคำนวณการหักเงินในวันหยุดประจำสัปดาห์เฉพาะประเภทการคำนวณที่เป็น มาสาย (Late) หรือ กลับก่อน (Out Early) เท่านั้น
11) ติ๊กช่อง รวมเบรคในตารางกะ (Include Shift Break) กรณีที่ต้องการให้ระบบคำนวณมาสาย/ออกก่อนของเวลาพักในตารางกะด้วย
กรณีเลือกประเภทการคำนวณ มาสาย และติ๊กช่อง รวมเบรคในตารางกะ ระบบจะคำนวณเวลามาสาย 2 รอบคือ มาสายหลังเวลาเริ่มงานและมาสายหลังเวลาพักเบรค
กรณีเลือกประเภทการคำนวณ ออกก่อน และติ๊กช่อง รวมเบรคในตารางกะ ระบบจะคำนวณเวลาออกก่อน 2 รอบคือ ออกก่อนเวลาเลิกงานและออกก่อนเวลาพักเบรค
หมายเหตุ
การที่ระบบจะนับเวลามาสาย/ออกก่อนของเวลาพัก จะต้องมีการ sign 4 ครั้ง
12) คลิกที่ เพิ่มขั้นตอน (Add Step) เพือกำหนดจำนวนเงินหัก ซึ่งสามารถกำหนดประเภทอัตราการหักได้ 5 แบบดังนี้
- หักกี่บาทต่อนาที (Fixed / min)
- หักกี่บาทต่อวัน (Fixed / day)
- หักตามอัตราเงินเดือนต่อนาที (Salary / min)
- หักตามอัตราเงินเดือนครึ่งวัน (Half Day Salary)
- หักตามอัตราเงินเดือนเต็มวัน (Full Day Salary)
รวมทั้งยังสามารถกำหนดเงินหักตามขั้นบันไดได้ เช่น
สาย 0 - 5 นาที ไม่หักเงิน
สาย 5 - 15 นาที หักนาทีละ 10 บาท
สาย 15 - 30 นาที หักเงินเดือนครึ่งวัน
สายเกิน 30 นาที หักเงินเดือนเต็มวัน
13) เมื่อตั้งค่าเสร็จเรียบร้อย คลิกที่ บันทึก (Save)