คำร้องขอสลับกะการทำงานมี 2 แบบดังนี้
1) สลับกะการทำงานของตัวเอง
เป็นการขอสลับวันทำงานหรือวันหยุดของตัวเอง
ตัวอย่าง 1
สลับกะการทำงานของตัวเองจากวันที่ 18/07/2021 เป็นวันที่ 19/07/2021 โดย
วันที่ 18/07/2021 เป็นวันหยุด
วันที่ 19/07/2021 เป็นวันทำงาน
หลังจากคลิกที่ปุ่ม ยื่น (Submit) หน้าคำร้องของฉัน (My Request) จะแสดงสถานะของคำร้องเป็นได้รับการยอมรับ (Accepted)
เมื่อคำร้องได้รับอนุมัติ สถานะของคำร้องจะเปลี่ยนเป็น ได้รับการอนุมัติ (Approved) กะการทำงานของพนักงาน (Employee Calendar) และตารางเวลา (Timesheet) จะถูกอัปเดทใหม่เป็น
วันที่ 18/07/2021 เป็นวันทำงาน
วันที่ 19/07/2021 เป็นวันหยุด
ตัวอย่าง 2
สลับกะการทำงานของตัวเองจากวันที่ 09/07/2021 เป็นวันที่ 16/07/2021 โดย
วันที่ 09/07/2021 12:00 - 21:00
วันที่ 16/07/2021 09:00 - 18:00
หลังจากคลิกที่ปุ่ม ยื่น (Submit) หน้าคำร้องของฉัน (My Request) จะแสดงสถานะของคำร้องเป็นได้รับการยอมรับ (Accepted)
เมื่อคำร้องได้รับอนุมัติ สถานะของคำร้องจะเปลี่ยนเป็น ได้รับการอนุมัติ (Approved) กะการทำงานของพนักงาน (Employee Calendar) และตารางเวลา (Timesheet) จะถูกอัปเดทใหม่เป็น
วันที่ 09/07/2021 09:00 - 18:00
วันที่ 16/07/2021 12:00 - 21:00
2) สลับกะการทำงานกับพนักงานคนอื่น
พนักงานสามารถส่งคำร้องขอสลับกะการทำงานของตัวเองกับพนักงานคนอื่นได้ โดยที่พนักงานทั้งสองคนจะต้องอยู่ในตารางกะการทำงานเดียวกันเท่านั้น
ตัวอย่าง 1
พนักงาน A ต้องการสลับกะการทำงานกับพนักงาน B ในวันที่ 29/07/2021
กะการทำงานของพนักงาน A วันที่ 29/07/2021 08:00 - 17:00
กะการทำงานของพนักงาน B วันที่ 29/07/2021 10:00 - 19:00
เมื่อคำร้องได้รับอนุมัติ สถานะของคำร้องจะเปลี่ยนเป็น ได้รับการอนุมัติ (Approved) กะการทำงานในปฏิทินพนักงาน (Employee Calendar) และตารางเวลา (Timesheet) ของพนักงาน A ในวันที่ 29/07/2021 จะถูกอัปเดทใหม่เป็นเวลา 10:00 - 19:00
ตัวอย่าง 2
พนักงาน A ต้องการสลับกะการทำงานวันที่ 12/07/2021 กับกะการทำงานของพนักงาน B วันที่ 14/07/2021
กะการทำงานของพนักงาน A วันที่ 12/07/2021 08:00 - 17:00
กะการทำงานของพนักงาน B วันที่ 14/07/2021 11:00 - 20:00
หลังจากที่พนักงาน A ส่งคำร้องขอสลับกะกับ พนักงาน B และพนักงาน B ยอมรับให้สลับกะ และคำร้องได้รับอนุมัติแล้ว กะการทำงานในปฏิทินพนักงาน (Employee Calendar) และตารางเวลา (Timesheet) พนักงาน A และพนักงาน B จะเปลี่ยนเป็นดังนี้
กะของพนักงาน A วันที่ 12/07/2021 เวลา 11:00 - 20:00
กะของพนักงาน B วันที่ 14/07/2021 เวลา 08:00 - 17:00
การสร้างและส่งคำร้องขอสลับกะการทำงานมี 2 วิธีดังนี้
วิธีที่ 1
1) ไปที่ คำร้องของฉัน (My Requests)
2) ไปที่ ตารางการทำงาน (Attendance) และคลิกที่ + คำร้องใหม่ (+ Add New Request)
3) เลือก สลับกะการทำงาน (Swap Shift)
4) ช่อง สลับกับ (Swap With)
- กรณีสลับกะของตัวเอง ให้เลือกชื่อตัวเอง
- กรณีสลับกะกับพนักงานคนอื่น ให้เลือกชื่อพนักงานที่ต้องการสลับกะด้วย
5) ช่อง วันที่ (Date)
ให้ใส่วันที่ที่ต้องการสลับกะของวันไหน
6) ช่อง วันกำหนด (Swap Date)
ใส่วันที่ที่ต้องการสลับกะเป็นวันไหน
7) หมายเหตุ (Remark)
สามารถใส่ข้อความเช่น เหตุผล เป็นต้น เพื่อประกอบคำร้องขอสลับวันหยุด
8) เอกสารแนบ (Attachment)
สามารถแนบไฟล์ เอกสาร รูปภาพ ประกอบคำร้องขอสลับวันหยุด
9) เสร็จแล้วคลิกที่ปุ่ม ยื่น (Submit)
วิธีที่ 2
1) ไปที่ ปฏิทิน (Calendar)
2) ไปที่วันที่ที่ต้องการแก้ไขกะการทำงานและคลิก จะแสดง รายละเอียด (Detail) ให้คลิกที่รูปปากกา ระบบจะลิงค์ไปที่ คำร้อง Attendance ใหม่ (์New Attendance Request)
ขั้นตอนต่อไปจะเหมือนกับวิธีที่ 1 ข้อ 3) - 10)
หลังจากขอสลับกะการทำงานของตัวเอง สถานะของคำร้องจะเป็น ได้รับการยอมรับ (Accepted) ก่อน
- กรณีที่ผู้จัดการอนุมัติคำร้อง สถานะของคำร้องจะถูกเปลี่ยนเป็น ได้รับการอนุมัติ (Approved)
- กรณีที่ผูจัดการไม่อนุมัติคำร้อง สถานะของคำร้องจะถูกเปลี่ยนเป็น ไม่อนุมัติ (Rejected)
หากพนักงานยกเลิกคำร้องก่อนที่คำร้องจะถูกอนุมัติหรือไม่อนุมัติ สถานะของคำร้องจะถูกเปลี่ยนเป็น ยกเลิก (Cancelled) แทน
และหลังจากที่คำร้องขอสลับกะได้รับอนุมัติแล้ว ตารางเวลา (Timesheet) และปฏิทิน (Calendar) ของพนักงานจะถูกอัปเดทใหม่
หมายเหตุ
1) ไม่สามารถส่งคำร้องขอสลับกะการทำงาน (Swap Shift) สำหรับวันที่มีการสร้างตารางเวลาไว้แล้ว เช่น เป็นวันลาที่อนุมัติแล้ว เป็นต้น
2) ไม่สามารถขอวันหยุดประจำสัปดาห์ (Day Off) เพิ่มในวันที่เป็นวันหยุดประจำสัปดาห์อยู่แล้ว
3) ไม่สามารถส่งคำร้องขอสลับกะการทำงาน (Swap Shift) ในวันที่มีคำร้องขอแก้ไขกะการทำงาน (Edit Shift) และ/หรือคำร้องขอสลับกะการทำงาน (Swap Shift) อยู่แล้ว (สถานะ ส่งคำร้อง, ได้รับการอนุมัติ, ได้รับการยอมรับ
4) ไม่สามารถส่งคำร้องขอสลับกะการทำงาน (Swap Shift) สำหรับพนักงานที่อยู่ในตารากะยืดหยุ่น (Flexible Shift) ได้