กรณีที่พนักงานบางตำแหน่งอาจมีเวลาเข้า-ออกงานไม่แน่นอน ทำให้ต้องอัปโหลดตารางกะเพื่อเปลี่ยนเวลาในกะการทำงานใหม่อยู่เสมอ ดังนั้นตารางกะยืดหยุ่นอาจเป็นอีกทางเลือกหนึ่งสำหรับพนักงานกลุ่มนี้ อย่างไรก็ดีตารางกะยืดหยุ่นมีข้อจำกัดดังนี้
1) กะการทำงานต้องมีจำนวนชั่วโมงทำงานต่อวันและจำนวนชั่วโมงพักต่อวันคงที่ อย่างไรก็ดีจำนวนชั่วโมงทำงานต่อวันสามารถแก้ไขได้ในหน้าปฏิทินตารางกะ
2) ระบบจะตัดเวลาตั้งแต่ 00:00 น. เป็นต้นไปเวลาวันใหม่ กล่าวคือเวลาในแต่ละวันจะเริ่มตั้งแต่ 00:00 น. ถึง 23.59 น. ดังนั้นกรณีที่มีการลงชื่อเข้างานก่อนเที่ยงคืนและลงชื่อออกงานหลังเที่ยงคืน จะแสดงในตารางเวลาคนละวันกัน
ตัวอย่าง
รายงานการลงเวลาที่ตำแหน่งที่ตั้ง (Location Timestamp Report)
วันที่ 16/07/2021 22:00
วันที่ 17/07/2021 07:00
วันที่ 17/07/2021 14:00
วันที่ 17/07/2021 22:00
ตารางเวลา (Timesheet)
วันที่ 16/07/2021 sign in 22:00 sign out - แสดงเป็น Invalid Data
วันที่ 17/07/2021 sign in 07:00 sign out 22:00
3) กรณีที่มีการตั้งกฏค่าล่วงเวลา หรือมีการร้องขอค่าล่วงเวลาและอนุมัติคำร้อง จำนวนชั่วโมงโอที (OT Hours) จะเริ่มคำนวณหลังจากครบจำนวนชั่วโมงทำงานต่อวันแล้ว
ตัวอย่าง
ตารางกะยืดหยุ่น (Flexible Shift) = เปิดใช้งาน
จำนวนชั่วโมงต่อวัน (Work Hours / Day) = 9 รวมเวลาพัก (Include Break)
จำนวนชั่วโมงพัก (ฺBreak Hours / Day) = 1
อัตราค่าล่วงเวลาวันทำงานปกติ (OT Type on Work Days) = 1.5 เท่า
วันหยุดประจำสัปดาห์ (Day Off) = เสาร์, อาทิตย์
วันศุกร์ที่ 16/07/2021
ลงชื่อเข้างาน (Sign in) = 08:30
ลงชื่อออกงาน (Sign out) = 20:15
ตารางเวลา (Timesheet)
จำนวนชั่วโมงทำงานปกติ (Regular Hours) = 09:00
โอที 1.5 (OT 1.5) = 02:45
4) ไม่สามารถคำนวณมาสายหลังเวลาเริ่มกะ (Late From Shift Start After) ได้
5) ไม่สามารถคำนวณเข้าสายหลังเวลาพัก (Late From Break After) ได้
6) ไม่สามารถคำนวณออกก่อนเวลาเลิกกะ (Out Early From Shift End Before) ได้
7) ไม่สามารถคำนวณออกก่อนเวลาพัก (Out Early From Break Before) ได้
8) กฏการจ่ายเงินสวัสดิการ (Allowance Rules) และกฏการหักเงิน (Deduction Rules) ไม่สามารถใช้กับพนักงานที่อยู่ในตารางกะยืดหยุ่น (Flexible Shift) ได้ในกรณีที่มีการกำหนดเงื่อนไขต่อไปนี้
- มาสายหลังเวลาเริ่มกะ (Late From Shift Start After)
- เข้าสายหลังเวลาพัก (Late From Break After)
- ออกก่อนเวลาเลิกกะ (Out Early From Shift End Before)
- ออกก่อนเวลาพัก (Out Early From Break Before)
- รวมจำนวนนาทีที่สาย (เดือน) (Total Late Minutes (Month))
- รวมจำนวนครั้งที่สาย (เดือน) (Total Late Times (Month))
9) ไม่สามารถยื่นคำร้องกำการทำงาน (Attendance Request) ได้
- ขอแก้ไขกะการทำงาน (Edit Shift)
- ขอสลับกะการทำงาน (Swap Shift)
10) ไม่สามารถตั้งค่า ลงชื่อเข้างานก่อนเวลาเริ่มงาน (ชั่วโมง) (Sign In Before Shift Start (Hours)) ได้
11) ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงประเภทของตารางกะจากตารางกะไม่ยืดหยุ่นเป็นตารางกะยืดหยุ่น หรือตารางกะยืดหยุ่นเป็นตารางกะไม่ยืดหยุ่นได้ หากต้องการเปลี่ยนประเภทของตารางกะ จะต้องสร้างตารางกะใหม่แทน
12) ไม่สามารถคำนวณค่าล่วงเวลาก่อนเวลาเริ่มกะได้ ***
*** การคำนวณค่าล่วงเวลาก่อนเวลาเริ่มกะ เป็นฟังก์ชั่นเพิ่มเติม (Add-on Function)
วิธีการตั้งค่าในตารางกะยืดหยุ่น (Flexible Shift)
1) ไปที่ ตารางกะ (Shift Schedule)
2) กรณีสร้างตารางกะใหม่ ไปที่ +เพิ่มกะ (+Add Shift)
- ใส่ชื่อตารางกะ (Shift Schedule Name)
- ติ๊กถูกที่ช่อง ตารางกะยืดหยุ่น (Flexible Shift)
- ใส่จำนวนชั่วโมงทำงานต่อวัน (รวมัก) (Shift Hours / Day (Include Break))
- ใส่จำนวนชั่วโมงพักต่อวัน
- เสร็จแล้วคลิกที่ เสร็จเรียบร้อย (Done)
3) ในตั้งค่าตารางกะ (Setting Shift)
- ใส่ วันเริ่มต้นสัปดาห์ (Week Start)
- ใส่ จำนวนชั่วโมงทำงาน / วัน (รวมพัก) (Shift Hours / Day (Include Break)
- ใส่ จำนวนชั่วโมงพัก / วัน (Break Hours / Day)
- แนบกฏค่าล่วงเวลา (Overtime Rules)
- แนบปฏิทิน (Calendar)
- ใส่ หักเวลาพักระหว่างทำโอที (Deduct OT Break)
- ใส่ จำนวนชั่วโมงโอทีต่ำสุด (Min OT Hours)
- ใส่ จำนวนชี่วโมงโอทีสูงสุด (Max OT Hours)
- ติ๊กถูกหน้า การร้องขอโอที (OT Request) กรณีเปิดใช้งาน
************************************************************************************************************************************
ตัวอย่าง
สร้างตารางกะยืดหยุ่นชื่อ (Shift Schedule Name) = Flexible Shift 1
จำนวนชั่วโมงทำงาน / วัน (รวมพัก) (Shift Hours / Day) = 9
จำนวนชั่วโมงพัก / วัน (Break Hours / Day) = 1
หักพักเบรคโอที (Deduct OT Break) = 00:30
จำนวนชั่วโมงโอทีตำสุด (Min OT Hours) = 0:00
จำนวนชั่วโมงโอทีสูงสุด (Max OT Hours) = 02:00
กฏโอที (OT Rule) = OT Rule 1
อัตราโอทีวันทำงานปกติ (Work Day)= OT 1.5
อัตราโอทีวันหยุดประจำสัปดาห์ (Day Off) = OT 1.0, OT 3.0
อัตราโอทีวันหยุดนักขัตฤกษ์ (Holiday) = OT 1.0, OT 3.0
รายละเอียดการทำงาน (Timestamp) ของวันที่ 01/07/2021 - 04/07/2021 เป็นดังนี้
วันที่ 1, 2 และ 3 เป็นวันทำงานปกติ
วันที่ 4 เป็นวันหยุดประจำสัปดาห์
ตารางเวลา (Timesheet) ของวันที่ 01/07/2021
Regular Hours = 08:00 - 17:00 = 09:00
Deduct OT Break = 17:00 - 17:30 = 00:30
OT 1.5 = 17:30 - 17:32 = 00:02
ตารางเวลา (Timesheet) ของวันที่ 02/07/2021
Regular Hours = 14:30 - 23:00 = 08:30
Deduct OT Break = 00:00
OT 1.5 = 00:00
ตารางเวลา (Timesheet) ของวันที่ 03/07/2021
แสดงเป็น Invalid Data เนื่องจากวันที่ 03/07/2021 มีแต่เวลาลงชื่อเข้างาน 15:00 อย่างเดียว ไม่มีลงเวลาออกจากงาน ส่วนเวลา 01:00 จะถือเป็นเวลาลงชื่อเข้างานของวันที่ 04/07/2021
ตารางเวลา (Timesheet) ของวันที่ 04/07/2021
วันที่ 04/07/2021 เป็นวันหยุดประจำสัปดาห์ และในขณะเดียวกันมีข้อมูลการลงเวลาแต่เป็นการลงเวลาขาเดียว ดังนั้นระบบจึงแสดงเป็นข้อมูลไม่สมบูรณ์ (Invalid Data)
