การเพิ่มพนักงานในระบบทำได้ดังนี้
1) ไปที่ พนักงาน (Employee)
2) คลิกที่ เพิ่มพนักงาน (Add Employee)
3) กรณีต้องการแนบรูปถ่ายพนักงาน ให้คลิกที่ รูปถ่ายพนักงาน (Employee Photo) และอัปโหลดไฟล์รูปถ่ายพนักงาน โดยขนาดไฟล์ต้องไม่เกิน 3 MB
4) เลือก บริษัท (Company), สาขา (Branch) และใส่ข้อมูลในหน้าต่างๆ ได้แก่ พนักงาน, สัญญา, วันลา, การอบรม/สัมนา, ที่ตั้ง และเอกสารแนบ ให้ครบถ้วน
5) คลิกที่ บันทึก (Save)
หมายเหตุ
ข้อมูลด้านซ้ายเป็นข้อมูลทั่วไปของพนักงาน ประกอบด้วย
- บริษัท (Company) : เลือกจากบริษัทที่ได้สร้างไว้ในระบบ
- สาขา (Branch) : เลือกจากสาขาที่ได้สร้างไว้ในระบบ
- รหัสพนักงาน (Employee ID) : รหัสพนักงานของพนักงานแต่ละคนต้องแตกต่างกัน
- รหัสในระบบ (System ID) : ระบบจะสร้างให้เองโดยอัตโนมัติ
- คำนำหน้าชื่อ (Salutation) : เลือกได้จากคำนำหน้าชื่อที่สร้างไว้ในหน้าการตั้งค่า (Preferences)
- ชื่อ(First Name) : กรอกชื่อภาษาอังกฤษของพนักงาน
- นามสกุล (Last Name) : กรอกนามสกุลภาษาอังกฤษของพักงาน
- ชื่อ (ภาษาไทย) (First Name Thai) : กรอกชื่อภาษาไทยของพนักงาน
- นามสกุล (ภาษาไทย) (Last Name Thai) : กรอกนามสกุลภาษาไทยของพนักงาน
- อีเมล (Email) : อีเมลของพนักงานแต่ละคนต้องแตกต่างกัน อีเมลนี้จะเป็นชื่อผู้ใช้ (Username) สำหรับการเข้าสู่ระบบของพนักงาน ดูเรื่อง การเพิ่มผู้ใช้งาน เพิ่มเติมที่ LINK
- โทรศัพท์ (Phone) : เบอร์โทรศัพท์ของพนักงานแต่ละคนต้องแตกต่างกัน กรณีที่ต้องการให้พนักงานเข้าสู่ระบบด้วยเบอร์โทรศัพท์ ดูเรื่อง เข้าสู่ระบบด้วยเบอร์มือถือ เพิ่มเติมที่ LINK
- ประเภทพนักงาน (Employee Type) : ระบบจะขึ้นให้เองโดยอัตโนมัติ มี 3 สถานะคือ
- สถานะ Applicant จะแสดงเมื่อยังไม่มีสัญญาจ้างในระบบ
- สถานะ Employee จะแสดงเมื่อมีการเพิ่มสัญญาจ้างในระบบแล้ว
- สถานะ Ex-Employee จะแสดงเมื่อมีการสิ้นสุดสุญญาจ้าง
- รหัสสแกนนิ้ว (Scan ID) : รหัสสแกนนิ้วจะต้องตรงกับที่บันทึกไว้ในเครื่องสแกนนิ้วมือ
และรหัสสแกนนิ้วของพนักงานแต่ละคนต้องแตกต่างกัน
- เช็คอินออนไลน์ (eCheckin) : เป็นฟังก์ชั่น Add-on ให้ติ๊กที่ช่อง การเช็คอิน (eCheckin) เพื่อเปิดปุ่ม ลงเวลาเข้า / ออก (Sign In / Out) ให้กับพนักงาน
ลูกจ้าง/พนักงาน (Employee)
1) กรอก ข้อมูลส่วนตัว (Personal Details)
- หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอาการ (Tax No.) : ข้อมูลจะถูกนำไปใช้ในการออกรายงานราชการเกี่ยวกับภาษี
- หมายเลขหนังสือเดินทาง (Passport Number)
- หมายเลขสมาชิกกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (Provident Fund ID)
- วันเดือนปีเกิด (Birth Date)
- เพศ (Gender)
- สถานภาพ (Marital Status)
- สัญชาติ (Nationality)
- เลขที่หนังสืออนุญาตทำงาน (Work Permit Number)
2) กรอกข้อมูลเกี่ยวกับ เงินสบทบประกันสังคม (Social Security)
- เลขที่บัตรประกันสังคม (Social Security No.) : ข้อมูลจะถูกนำไปใช้ในการออกรายงานราชการเกี่ยวกับประกันสังคม
- โรงพยาบาล 1 (Hospital 1)
- โรงพยาบาล 2 (Hospital 2)
- โรงพยาบาล 3 (Hospital 3)
3) เลือกชื่อผู้จัดการ/หัวหน้างาน ระดับที่ 1 และ 2 ที่มีสิทธิอนุมัติ/ไม่อนุมัติคำร้องต่างๆ
สามารถเพิ่มชื่อผู้จัดการระดับที่ 1 และผู้จัดการระดับที่ 2 ได้มากกว่า 1 คน
กรณีต้องการเพิ่มชื่อผู้จัดการให้พนักงานหลายๆ คนพร้อมกัน นอกจากไปเพิ่มที่รายละเอียดพนักงานแต่ละคนแล้ว ยังสามารถใช้วิธีอัปโหลดได้
หมายเหตุ ดูเรื่อง การอัปโหลดผู้อนุมัติระดับที่ 1 และ 2 (Upload Manager Level 1 and 2) เพิ่มเติมได้ที่ LINK
4) กรอก ที่อยู่ (Address) ที่ใช้ในการออกรายงานราชการต่าง ๆ ของพนักงาน ฟิล์ดที่จำเป็นจะต้องกรอก คือ
- บ้านเลขที่ (House No)
- แขวง/ตำบล (Sub District)
- เขต/อำเภอ (District)
- จังหวัด (Province)
- รหัสไปรษณีย์(Postal Code)
5) กรอก ธนาคาร (Bank) ที่ใช้รับเงินเดือนของพนักงาน
6) กรอก ข้อมูลเพิ่มเติม (Additional Information) : ฟิล์ดในหัวข้อนี้สามารถสร้างได้ที่ ฟิล์ดที่กำหนดเอง (Custom Fields) ในหน้าการตั้งค่า (Preferences)
7) กรณีมีกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ TISCO หรือ UOB ให้ใส่วันเข้าเป็นสมาชิก (Membership Start) และเลือกแผนการลงทุน (Scheme Code) / รหัสกองทุน (Policy Code)
สัญญา (Contract)
1) คลิกที่ เพิ่มสัญญาจ้าง (Add Contract)
2) ใส่ข้อมูลต่างๆ ให้ครบถ้วน เช่น วันเริ่มงาน, ตำแหน่งงาน, ฐานเงินเดือน, ประเภทเงินได้ เป็นต้น
หมายเหตุ ระบบจะคำนวณวันสิ้นสุดการทดลองงาน (Probation End) ให้อัตโนมัติ โดยมีค่าเริ่มต้นคือ 119 วัน สามารถดู วันสิ้นสุดการทดลองงาน (Probation End)เพิ่มเติมได้ที่ LINK
3) กรณีที่พนักงานเข้างานระหว่างปี สามารถแจ้งเงินได้ที่ได้รับและภาษีที่ถูกหักจากบริษัทเดิมได้ เงินได้จากบริษัทเดิมจะรวมเป็นเงินได้พึงประเมินเพื่อใช้คำนวณภาษีเท่านั้น และภาษีที่ถูกหักจากบริษัทเดิมจะรวมเป็นภาษีที่ชำระแล้ว และเงินได้และภาษีดังกล่าวจะไม่รวมแสดงในรายงาน ภงด.1 ของบริษัทปัจจุบัน
4) ใส่ เงินได้ & เงินหัก (Payments & Deductions) ประจำ
หมายเหตุ สามารถดูเรื่อง การอัปโหลดเงินได้/เงินหักประจำในสัญญาจ้าง (Upload Employee Fixed Payments / Deductions) ได้ที่ LINK
5) ใส่ค่าลดหย่อนภาษีต่างๆ
หมายเหตุ สามารถดูเรื่อง ค่าลดหย่อนภาษี (Tax Deductions) ได้ที่ LINK
วันลา (Leave)
1) ระบบจะแสดง ชื่อวันลา (Leave Name) และ จำนวนสิทธิวันลา (Leave Allowance) ให้อัตโนมัติ กรณีที่มีการตั้งค่าเริ่มต้นไว้ในประเภทวันลา
2) กรณีที่ต้องการเพิ่มประเภทวันลาเอง คลิกที่ลูกศรตัวเลือกและเลือกประเภทวันลาที่ต้องการ
หมายเหตุ สามารถดูเรื่อง การอัปโหลดวันลา (Upload Leaves) ได้ที่ LINK
การอบรม/สัมนา (Training)
1) คลิกลูกศรตัวเลือก ชื่อการอบรม/สัมนา
2) เลือก ชื่อ (Name) การอบรม/สัมนา
3) ใส่จำนวนชั่วโมง (Hours) และวัน (Date)
ตำแหน่งที่ตั้ง (Locations)
1) เพิ่มตำแหน่งที่ตั้งโดยการค้นหาที่ช่อง Search Location แล้วระบบจะค้นหาสถานที่ให้และปักหมุด พร้อมกับใส่ละติจูดและลองจิจูดให้เอง
2) ใส่ชื่อที่ตั้งตามที่ต้องการ
3) ใส่รัศมีความกว้าง ไม่ควรต่ำกว่า 100-150 เมตร
4) กด เพิ่มเข้าตาราง/Add to Grid
หมายเหตุ สามารถดูเรื่อง การอัปโหลดตำแหน่งที่ตั้งพนักงาน (Upload Employees Location) ได้ที่ LINK
เอกสารแนบ (Attachments)
1) คลิ๊กที่ เลือกไฟล์ (Select File) หากต้องการแนบเอกสารต่างๆของพนักงานเข้าไปในระบบ เช่น ประวัติการศึกษา สำเนาบัตรประชาชน เป็นต้น
2) ขนาดไฟล์ไม่เกิน 7 MB และไม่จำกัดจำนวนไฟล์เอกสารแนบ
