การเพิ่มวันลาใหม่สามารถทำได้ดังนี้
1) ไปที่ การตั้งค่า (Preferences)
2) ไปที่ วันลา (Leaves)
3) คลิกที่ เพิ่ม (Add)
4) หน้า ข้อมูล (Information)
- ชื่อวันลา (Name)
- ตั้งค่าเริ่มต้น (Default)
กรณ๊ที่ติ๊กช่อง ตั้งค่าเริ่มต้น หมายความว่าเมื่อมีการเพิ่มพนักงานและสัญญาจ้างใหม่ ประเภทวันลานี้จะแสดงในสัญญาจ้างพนักงานให้อันโนมัติ - สิทธิ (Entitlement) มี 3 แบบได้แก่
1. ไม่จำกัด (None) หมายถึงไม่ได้กำหนดจำนวนสิทธิวันลา จะลากี่วันก็ได้
2. คงที่ (Fixed) หมายถึงกำหนดจำนวนสิทธิวันลากี่วันต่อปี
3. ขั้นนบันได (Step) หมายถึงกำหนดจำนวนสิทธิวันลากี่วันต่อปี และจำนวนสิทธิวันลาจะเพิ่มขึ้นตามอายุงานที่เพิ่มขึ้น
กรณีที่เลือกสิทธิเป็นแบบขั้นบันได ระบบจะแสดงหน้าต่าง ขั้นตอน (Step)
ให้คลิกที่ เพิ่มขั้นตอน (Step) เพื่อใส่จำนวนสิทธิวันลา
ตัวอย่าง
- ประเภทวันลา (Leave Type)
1. การลาที่จ่ายเงิน (Paid Leaves)
2. การลาที่ไม่จ่ายเงิน (Unpaid Leaves)
- สาขา (Branch)
เลือกสาขาที่ต้องการใช้กับวันลานี้
กรณีที่ไม่มีการติ๊กเลือกสาขาและกดบันทึก หมายความว่าประเภทวันลานี้จะสามารถใช้ได้กับทุกสาขา
หมายเหตุ
กรณีที่เคยตั้งค่าวันลาไว้ก่อนแล้ว ต่อมาต้องการยกเลิกประเภทวันนี้สำหรับบางสาขา ให้ไปแก้ไขได้โดยเอาเครื่องหมายติ๊กหน้าช่องสาขาที่ยกเลิกประเภทวันลานี้ออก และเมื่อกดบันทึก (Save) จะมีข้อความถามว่า ต้องการให้เอาประเภทวันลานี้ออกจากสัญญาจ้างพนักงานหรือไม่ (Do you want to remove this Leave from Employee Contract?)
กรณีที่เลือก ใช่ (Yes) ประเภทวันลานี้จะถูกลบจากวันลาพนักงาน อย่างไรก็ดีประวัติคำร้องขอลาของวันลานี้จะยังคงอยู่ แต่พนักงานจะไม่สามารถส่งคำร้องขอวันลานี้ได้อีก
กรณีที่เลือก ไม่ (No) ประเภทวันลานี้จะยังคงแสดงในวันลาพนักงาน พนักงานยังคงสามารถส่งคำร้องขอวันลานี้ได้อยู่ตามปกติ แต่อย่างไรก็ดีกรณีที่มีการเพิ่มพนักงานใหม่จะไม่สามารถเพิ่มประเภทวันลานี้ในวันลาพนักงานได้
5) หน้า การตั้งค่า (Settings)
- เพศ (Gender)
1. ทั้งหมด (All)
วันลานี้ใช้กับพนักงานทั้งเพศชายและเพศหญิง
2. เพศชาย (Male)
วันลานี้ใช้กับพนักงานเพศชายเท่านั้น
3. เพศหญิง (Female)
วันลานี้ใช้กับพนักงานเพศหญิงเท่านั้น - วิธีคำนวณ (Compute Method)
1. นับจำนวนวันลาเฉพาะวันทำงาน (Working Day)
2. นับวันหยุดประจำสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์รวมเป็นวันลาด้วย ในกรณะที่ระยะเวลาที่ขอลามีวันหยุดประจำสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์คั่น (Calendar Day) เช่น ลาคลอด เป็นต้น - อนุญาตให้ลาขั้นต่ำ (Leave Permissions)
1. เป็นรายชั่วโมง (By Hour)
หมายความว่า วันลานี้สามารถลาเป็นชั่วโมงได้
กรณีตั้งค่าให้ลาเป็นรายชั่วโมง สามารถกำหนดจำนวนชั่วโมงขั้นต่ำได้เป็นอย่างน้อย 15 นาที หรือ 30 นาที หรือ 45 นาที หรือ 1 ชั่วโมง
2. เต็มวัน (Full Day)
หมายความว่า วันลานี้ต้องลาเต็มวันเท่านั้น
3. ครึ่งวัน (Half Day)
หมายความว่า วันลานี้สามารถลาครึ่งวันหรือเต็มวันได้เท่านั้น - ร้องขอวันลาได้หลังวันที่ (Request Leave After)
1. วันเริ่มงาน (Join Date)
2. วันสิ้นสุดทดลองงาน (Probation Date) - อนุญาตให้ลาเกินวันลาคงเหลือ (Request Leave Over Balance)
การอนุญาต/ไม่อนุญาตให้ลาเกินวันลาคงเหลือจะมีผลเฉพาะกรณีที่ตั้งค่า สิทธิ (Entitlement) เป็น คงที่ (Fixed) หรือ ขั้นบันได (Step) เท่านั้น
การอนุญาต/ไม่อนุญาตให้ลาเกินวันลาคงเหลือจะไม่มีผลกรณีที่ตั้งค่า สิทธิ (Entitlement) เป็น ไม่จำกัด (None)
กรณีตั้งค่าอนุญาตให้ลาเกินวันลาคงเหลือได้ เมื่อมีการลาเกิน ระบบจะแสดงจำนวนวันลาคงเหลือเป็น 0 วันลาคงเหลือจะไม่แสดงยอดติดลบ โดยจะไปหักวันลาคงเหลือของปี - เฉลี่ยวันลาตามสัดส่วนสำหรับพนักงานใหม่ (Prorate Leave New Joiner)
หมายเหตุ ดูเรื่อง การคำนวณจำนวนสิทธิวันลาตามสัดส่วนสำหรับพนักงานใหม่ (Prorate Leave New Joiner) เพิ่มเติมได้ที่ LINK
- กำหนดวันยื่นคำร้องขอลา (Leave Submit Cut Off)
1. ยื่นเมื่อไหร่ก็ได้ (No)
2. ยื่นล่วงหน้า (Before)
สามารถระบุได้ว่าต้องยื่นคำร้องขอลาล่วงหน้ากี่วัน โดยนับรวมวันหยุดประจำสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์ด้วยหรือไม่
3. ยื่นภายหลัง (After)
สามารถระบุได้ว่าสามารถยื่นคำร้องขอลาภายหลังจากวันลาได้กี่วัน โดยนับรวมวันหยุดประจำสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์ด้วยหรือไม่
- ขั้นตอนการอนุมัติ (Approval Work Flow)
เป็นการกำหนดขั้นตอนการอนุมัติวันลาของประเภทวันลานี้
ผู้จัดการระดับที่ 1 (Manager Level 1)
กรณีมีผู้จัดการระดับที่ 1 มากกว่า 1 คน สามารถกำหนดได้ว่าวันลานี้ต้องให้ผู้จัดการคนใดคนหนึ่ง (Any) หรือทุกคน (All) อนุมัติ
ผู้จัดการระดับที่ 2 (Manager Level 2)
กรณีมีผู้จัดการระดับที่ 2 มากกว่า 1 คน สามารถกำหนดได้ว่าเมื่อผู้จัดการระดับที่ 1 อนุมัติเรียบร้อยแล้ว ผู้จัดการระดับที่ 2 แค่รับทราบหรือสามารถไม่อนุมัติได้ หรือเมื่อผู้จัดการระดับที่ 1 อนุมัติเรียบร้อยแล้ว ผู้จัดการระดับที่ 2 คนใดคนหนึ่งหรือทุกคนต้องอนุมัติด้วยอีกที
หมายเหตุ
ดูเรื่อง การตั้งค่าขั้นตอนการอนุมัติ (Approval Workflow) เพิ่มเติมได้ที่ LINK
- รีเซ็ตวันลา (Leave Reset)
เป็นการกำหนดวันที่ในการรีเซ็ตวันลา และสิทธิวันลาคงเหลือที่อนุญาติให้ยกไปใช้ในปีถัดไป
วันรีเซ็ตวันลาคงเหลือ (Leave Balance Reset Date)
ระบุวันรีเซ็ตวันลาคงเหลือเพื่อตัดยอดสิทธิวันลา วันลาที่ใช้ไป วันลาคงเหลือ และ วันลาสะสมยกมา
รีเซ็ตวันลาอัตโนมัติ (Automatic Leave & Carry Forward Reset)
ระบบจะรีเซ็ตวันลาและวันลาคงเหลือยกมาให้อัตโนมัติ ตามฟิล์ดวันรีเซ็ตวันลาคงเหลือ และ วันคงเหลือยกมาใช้ได้ถึงวันที่
หากไม่ติ๊กรีเซ็ตวันลาอัตโนมัติ แอดมินจะต้องทำการรีเซ็ตวันลาด้วยตนเองดูเรื่อง การรีเซ็ตวันลา (Reset Leave) เพิ่มเติมได้ที่ LINK
วันคงเหลือยกมาสูงสุดไม่เกิน (Max Carry Forward Days)
สามารถกำหนดวันคงเหลือยกมาสูงสุดจากปีก่อนได้ไม่เกินกี่วัน
วันคงเหลือยกมาใช้ได้ถึงวันที่ (Carry Forward Cut Off Date)
กรณีต้องการให้สามารถยกวันลาคงเหลือไปใช้ในปีหน้าได้ ให้ระบุวันตัดยอดการใช้วันลาคงเหลือยกมา
หมายเหตุ
ดูเรื่อง ตัวอย่างการตั้งค่าการรีเซ็ตวันลา (Leave Reset Example) เพิ่มเติมได้ที่ LINK
6) เมื่อตั้งค่าวันลาเสร็จเรียบร้อย คลิกที่ บันทึก (Save)