กรณีพนักงานทำงานเกินจำนวนชั่วโมงทำงานปกติ สามารถตั้งค่าให้พนักงานขอชั่วโมงที่ทำงานเกินเป็นวันลาแทน หรือขอเปลี่ยนชั่วโมงโอทีเป็นวันลาแทนได้ โดยมีขั้นตอนต่างๆ ดังนี้
1) สร้างประเภทวันลาใหม่โดยกำหนดเป็นชดเชยวันลา
2) เพิ่มประเภทวันลาในวันลาพนักงาน
3) ส่งคำร้องขอโอทีโดยเลือกชดเชยวันลาแทนค่าล่วงเวลา
4) รายละเอียดที่แสดงในตารางเวลา
หมายเหตุ
ตารางกะจะต้องมีการเปิดการใช้งาน การร้องขอโอที (OT Request) เท่านั้น
ฟังก์ชั่นเปลี่ยนจำนวนชั่วโมงโอทีเป็นชั่วโมงลาเป็นฟังก์ชั่น Add-on
สร้างประเภทประเภทวันลาใหม่และกำหนดเป็นชดเชยวันลา
1) ไปที่ การตั้งค่า (Preferences)
2) ไปที่ วันลา (Leave)
3) คลิก เพิ่ม (Add)
4) ตั้งชื่อวันลา (Leave Name)
5) ติ๊กช่อง ค่าเริ่มต้น (Default) กรณีต้องการกำหนดให้ประเภทวันลานี้เป็นค่าเริ่มต้น
6) ติ๊กช่อง ชดเชยวันลา (Compensate Leave)
ระบบจะแสดง สิทธิ (Entitlement) เป็น คงที่ (Fixed) โดยแสดงจำนวนวันเป็น 0 วัน และแสดง ประเภทวันลา (Leave Type) ให้อัตโนมัติ
ประเภทวันลาที่กำหนดเป็น ชดเชยวันลา จะมีเพียงวันลาเดียวเท่านั้น
7) ตั้งค่าวันลาอื่นๆ ตามปกติ
หมายเหตุ
ดูเรื่อง การเพิ่มวันลา (Add New Leaves) เพิ่มเติมได้ที่ LINK
เพิ่มประเภทวันลาในวันลาพนักงาน
1) ไปที่ พนักงาน (Employee)
2) ไปที่ วันลา (Leave)
3) เพิ่มประเภทวันลาที่ใช้สำหรับชดเชยวันลา (Compensate Leave)
ระบบจะแสดงจำนวนสิทธิวันลา (Leave Allowance) และจำนวนวันลาคงเหลือ (Leave Balance) เท่ากับ 0 วัน
หมายเหตุ
ดูเรื่อง การเพิ่มพนักงาน (Add Employee) เพิ่มเติมได้ที่ LINK
ส่งคำร้องขอโอทีโดยเลือกชดเชยวันลาแทนค่าล่วงเวลา
1) ไปที่ ร้องขอ (Requests)
2) ไปที่ ค่าล่วงเวลา (Overtime)
3) คลิกที่ คำร้องใหม่ (New Request)
4) เลือก บริษัท (Company), พนักงาน (Employee)
5) เลือก วันที่ (Date), เวลาเริ่มต้น (Start Time), เวลาสิ้นสุด (End Time)
6) ประเภทอัตราค่าล่วงเวลา (OT Type) เลือกเป็น ชดเชยวันลา (Compensate Leave)
7) ระบุหมายเหตุ (Remark) และแนบเอกสารประกอบคำร้อง (Attachment)
8) คลิก ยื่น (Submit)
หมายเหตุ
ระบบจะอนุญาตให้ส่งคำร้องขอโอที - ชดเชยวันลา (OT Compensate Leave Request) สำหรับวันที่ผ่านมาเท่านั้น ไม่สามารถส่งคำร้องสำหรับวันที่ปัจจุบันหรืออนาคตได้
สามารถส่งคำร้องขอโอที - ชดเชยวันลาได้ 1 คำร้องต่อวัน (วันที่ขอโอที - ชดเชยวันลา) เท่านั้น
อย่างไรก็ตาม พนักงานสามารถส่งคำร้องขอโอทีประเภทอื่น (OT 1.0 / OT 1.5 / OT 2.0 / OT 3.0) ร่วมกับโอที - ชดเชยวันลาได้ ใน 1 วัน
รายละเอียดที่แสดงในตารางเวลา
เมื่อมีการอนุมัติคำร้องขอโอที - ชดเชยวันลา ตารางเวลา (จะแสดงจำนวนชั่วโมงที่ได้รับอนุมัติในช่อง จำนวนชดเชยวันลา (Comp. Leave Hours)
ตัวอย่าง
เวลาในตารางกะ (Shift Time) = 08:00 - 17:00
คำร้องขอค่าล่วงเวลา (Overtime Request)
เวลาเริ่มต้น (Start Time) = 17:00
เวลาสิ้นสุด (End Time) = 20:00
ลงชื่อเข้างาน (Sign in) = 09:12
ลงชื่อออกงาน (Sign out) = 21:00
ตารางเวลาจะแสดง
จำนวนชั่วโมงทำงานปกติ (Regular Hours) = 07:48 --> 09:12-17:00
จำนวนชั่วโมงเกินเวลาทำงานปกติ (Extra Hours) = 01:00
จำนวนชั่วโมงชดเชยวันลา (Comp. Leave Hours) = 03:00
วันลาคงเหลือพนักงาน (Employee Leave Balance)
เมื่อคำร้องขอโอที - ชดเชยวันลา (OT Compensate Leave Request) ได้รับอนุมัติ จำนวนวันลาคงเหลือของพนักงาน (Employee Leave Balance) จะถูกอัปเดททันที