กรณีที่เริ่มใช้โปรแกรมระหว่างปีสามารถอัปโหลดรายละเอียดเงินเดือนของเดือนที่ผ่านมาเข้าระบบได้ ซึ่งรายละเอียดเงินเดือนนี้จะถูกนำมารวมในการคำนวณภาษีของเดือนปัจจุบันและเดือนต่อๆ ไปรวมทั้งจะถูกรวมเป็นเงินได้และภาษีในแบบภงด.1ก, หนังสือรับรองภาษีหัก ณ จ่าย และแบบกท.20 ด้วย
การอัปโหลดรายละเอียดเงินเดือนของเดือนที่ผ่านมาทำได้ดังนี้
1) ไปที่ การตั้งค่า (Preferences)
2) ไปที่ อัปโหลด (Upload)
3) ไปที่ อัปโหลดรายละเอียดเงินเดือนของเดือนที่ผ่านมา (Upload YTD Payrolls)
4) คลิกที่ เทมเพลต (Template) เพื่อดาวน์โหลดเทมเพลต
5) กรอกรายละเอียดต่างๆ ในเทมเพลตและบันทึกไฟล์
- ไม่สามารถอัปโหลดข้อมูลของพนักงานที่สิ้นสุดสัญญาแล้ว (Ex-Employee) ได้
- ไม่สามารถอัปโหลดข้อมูลของผู้สมัคร (Applicant) ได้
- ช่อง Employee ID สามารถใส่เป็น รหัสพนักงาน (Employee ID) หรือ รหัสในระบบ (System ID) ได้ โดยเลือกจับคู่คอลัมน์ให้ตรงกับข้อมูลในเทมเพลต
- ผลรวมของช่อง Total Earnings เท่ากับ Salary + Overtime + เงินได้อื่นๆ
- ผลรวมของช่อง Total Deductions เทากับ SSF Employee + PVF Employee + Tax + เงินหักอื่นๆ
- ช่อง Net Income เท่ากับ Total Earnings - Total Deductions
ก่อนอัปโหลดควรตรวจสอบไม่ให้ รหัสพนักงาน (Employee ID) ระยะเวลาการชำระเงิน (Pay Period) และ วันจ่ายเงิน (Pay Date) ซ้ำกันในแตละแถว
ตัวอย่าง: ไฟล์ที่ไม่สามารถอัปโหลดเข้าระบบได้
6) เลือก บริษัท (Company) ที่ต้องการอัปโหลดพนักงานใหม่
7) คลิกที่ ต่อไป (Next)
8) เลือกไฟล์ (Select a File) ที่ต้องการอัปโหลด
9) จับคู่ฟิลด์ให้เรียบร้อยและคลิกที่ อัปโหลด (Upload)
กรณีที่คลิก ยกเลิกฟิลด์ที่ไม่ได้เลือกทั้งหมด (Ignore all unselected fields) ระบบจะข้ามฟิลด์ที่ไม่ได้ใส่ข้อมูลเอาไว้
กรณีที่ คลิก อัปโหลด (Upload) แล้วระบบแสดงข้อความระบุความผิดพลาด (Error Message) ให้ตรวจสอบ ดังนี้
- "Sorry, Duplicate Payroll Exists" / "ขออภัย พบการทำเงินเดือนซ้ำกัน"
เนื่องจากมี Payroll Block ที่มี พนักงาน ระยะเวลาการชำระเงิน (Pay Period) และ วันจ่ายเงิน (Pay Date) มากกว่า 1 บล็อกในระบบ
ในกรณีนี้ แนะนำให้ลบ Payroll Block ที่ต้องการแก้ไข และ Upload YTD ใหม่ทั้ง Payroll Block - "Duplicate value in file" / "ขออภัย พบค่าที่ซ้ำกันในไฟล์"
เนื่องจากในไฟล์ที่อัปโหลดมี รหัสพนักงาน (Employee ID) ระยะเวลาการชำระเงิน (Pay Period) และ วันจ่ายเงิน (Pay Date) ซ้ำกันในแตละแถว (ตัวอย่างข้อ 5)
ในกรณีนี้ แนะนำให้ตรวจสอบไฟล์ให้เรียบร้อยก่อนการอัปโหลด
Payroll Block จะแสดงอย่างไรเมื่อมีการอัปโหลด YTD Payrolls
1. กรณีงวดการจ่ายเงินเป็น เดือนละครั้ง Payroll Block จะแสดง เดือน ปี ที่อัปโหลดและช่วงเวลาตามการตั้งค่าเงินเดือน
2. กรณีงวดการจ่ายเงินเป็น เดือนละสองครั้ง และรายสัปดาห์ Payroll Block จะแสดงเฉพาะ เดือน ปี (Pay Period) ที่อัปโหลด
3. กรณีอัปโหลด YTD ที่มีข้อมูลรหัสพนักงาน (Employee ID) ช่วงเวลา (Pay Period) และวันที่จ่าย (Pay Date) เหมือนกันกับ Payroll Block เดิมที่มีการทำเงินเดือนด้วยการ ทำเงินเดือนจากสัญญาจ้าง ทำเงินเดือนจากการอนุมัติตารางเวลา และ อัปโหลดเงินได้หรืออัปโหลดเงินเดือน ระบบจะคงช่วงเวลาไว้ตาม Payroll Block เดิม
หมายเหตุ
1) กรณีที่มีการอัปโหลด YTD ที่มีข้อมูลรหัสพนักงาน (Employee ID), ช่วงเวลา (Pay Period) และวันที่จ่าย (Pay Date) เหมือนกันกับ Payroll Block (YTD) เดิม ระบบจะแทนที่ข้อมูลใหม่แทนข้อมูลเดิม
ตัวอย่าง
อัปโหลดครั้งที่ 1
อัปโหลดครั้งที่ 2
2) กรณีที่มีการอัปโหลด YTD ที่มีข้อมูลรหัสพนักงาน (Employee ID) และช่วงเวลา (Pay Period) เหมือนกันกับ Payroll Block (YTD) เดิม แต่วันที่จ่าย (Pay Date) ต่างกัน ระบบจะสร้าง Payroll Block (YTD) ใหม่
ตัวอย่าง
